John W. – University of Warwick, prezentat ca o contribuție la concursul Blue Europe 2021
Recenzie de Henrique Horta și Pawel M.D.L.B.
Externalizarea a devenit populară în anii 1980, deși a existat cu mult timp înainte de aceasta. Numele derivă din două cuvinte: “extern” și “resursă” Externalizarea este procesul de utilizare a resurselor externe prin încheierea de contracte cu companii externe specializate pentru desfășurarea unor activități de afaceri esențiale. Se sugerează că activitățile desfășurate în afara organizației pot fi mai eficiente decât cele realizate la nivel intern, ceea ce duce la rezultate mai bune dezirabile. Aplicarea acestei idei de management are ca rezultat o nouă perspectivă asupra activităților de servicii ale unei întreprinderi. Inițial, externalizarea era limitată la sarcini considerate suplimentare de către întreprindere, cum ar fi curățenia sau corespondența. În prezent, un număr din ce în ce mai mare de activități considerate critice pentru întreprindere sunt întreprinse de organizații externe. Cu toate acestea, trebuie să avem în vedere importanța efectuării unor analize aprofundate și cuprinzătoare care să permită întreprinderii să ia o decizie în cunoștință de cauză în ceea ce privește delegarea unor sarcini specifice către entități externe. Aceste evaluări ar trebui să ia în considerare considerente organizatorice, de resurse umane, tehnice, spațiale, juridice și de proprietate. O alegere de a aloca funcții specifice nu poate avea ca rezultat slăbirea activității economice a unei întreprinderi sau pierderea controlului. Această decizie implică nu doar o schimbare a modului în care este îndeplinită funcția, ci și o reorganizare a firmei-mamă.
Definirea a ceea ce este externalizarea și modul în care o putem împărți
Trebuie să ținem cont de faptul că externalizarea este un efort pe termen lung, nu o soluție punctuală la problema furnizării de servicii (pentru care, în general, interimatul este soluția). Ca urmare, partenerii de externalizare sunt obligați să mențină o comunicare continuă, să verifice liniile directoare ale colaborării și să convină asupra obiectivelor părților (inclusiv asupra obiectivelor pe termen lung). Printre sarcinile cel mai frecvent atribuite se numără următoarele: domeniul de aplicare al serviciului și responsabilitatea, costul asociat cu diviziunea acceptată a muncii, rezultatele muncii în cadrul diviziunii stabilite, standardele de serviciu, posibilele standarde de comunicare între părți și mediul înconjurător și calitatea așteptată.
În cazul externalizării contractuale, corporația renunță la controlul funcției și contractează performanța acesteia unei alte companii. Un exemplu de acest tip de externalizare ar fi faptul că societatea încetează să mai angajeze consilieri juridici și contractează servicii juridice unei firme de avocatură sau că societatea își închide propriul departament de contabilitate și contractează servicii de contabilitate de la o firmă de contabilitate. Această metodă simplifică structura organizatorică a întreprinderii și atenuează preocupările conducerii. Prin subcontractarea realizării unor activități specifice către specialiști, întreprinderea își poate limita implicarea și responsabilitatea în acest domeniu, asigurându-se în același timp că activitatea este executată la un nivel corespunzător. Externalizarea contractuală, pe de altă parte, presupune lichidarea tuturor aspectelor asociate cu îndeplinirea unei funcții specifice, inclusiv disponibilizările, vânzarea sau lichidarea capitalului și lichidarea unei unități organizaționale. În plus, acest lucru are ca rezultat restrângerea oportunităților de planificare strategică în acest sector. În plus, atunci când o corporație contractează o entitate externă pentru a întreprinde o procedură, compania are un control limitat asupra acesteia.
Ce este externalizarea capitalului?
Externalizarea capitalului ne permite să separăm o funcție de întreprindere sub forma unei companii fiice care este legată de capital de societatea-mamă. Acest lucru înseamnă că componentele necesare pentru a îndeplini funcția în cadrul întreprinderii nu sunt lichidate, ci transferate noului subiect economic, și anume societatea-fiică. Externalizarea capitalului este exemplificată prin separarea activităților de servicii și întreținere din structura întreprinderii sub forma unei societăți-fiice de servicii și întreținere sau prin organizarea transportului extern din structura întreprinderii sub forma unei societăți-fiice de transport. Printre avantajele acestei abordări se numără reducerea la minimum a nevoii de redundanță și protejarea ordonată a capitalului întreprinderii. În plus, întreprinderea menține o gamă largă de capacități de control și de planificare strategică pentru activitățile sale. Pe de altă parte, externalizarea capitalului exclude o transformare semnificativă a modului de funcționare a întreprinderii. Concentrându-se exclusiv pe resursele interne, firma își restrânge libertatea de selectare a contractorilor și nu utilizează pe deplin posibilitatea de a iniția o colaborare cu un specialist într-un anumit domeniu.
Diferența dintre offshoring și externalizarea internațională
Offshoringul este un termen care se referă la externalizarea internațională. Aceasta presupune transferul proceselor de afaceri din țările din Europa de Vest și din America către regiunea Orientului Îndepărtat, care are o populație mare de specialiști vorbitori de limba engleză. Astfel de demersuri sunt făcute de marile corporații, care își delocalizează, de exemplu, activitățile de contabilitate. Offshoringul le permite acestora să economisească cheltuieli prin angajarea de forță de muncă din țări cu salarii mai mici. Near-shoring este un termen care se referă la un subset al off-shoring-ului. Acesta se referă la practica de externalizare a sarcinilor în țări care sunt adiacente din punct de vedere cultural și geografic – din Europa de Vest până în Europa Centrală și de Est. Acest model este evident în Polonia, unde centrele de servicii deservesc în principal clienți din Europa de Vest. Competitivitatea lor se bazează pe faptul că salariile din Polonia sunt mai puțin de jumătate din cele din cele mai proaste țări ale “vechii” Uniuni Europene. Figura de mai jos ilustrează popularitatea mai multor locații în ceea ce privește amplasarea centrelor de externalizare .
Merită să remarcăm o altă expresie în acest moment: in-sourcing. Este vorba despre procesul de delegare a executării operațiunilor critice de afaceri către un departament intern specializat, din cadrul aceleiași organizații. Aceste procese sunt strategice pentru întreprindere, dar nu constituie competențele sale de bază. În ultimii ani, am asistat la apariția și creșterea dramatică a două fenomene pe piața poloneză. Unul dintre ele este nașterea a ceea ce se numește Centre de servicii partajate (SSC), un subset al centrelor de servicii consolidate. Scopul SSC este de a sprijini diferitele procese interne ale unei companii-mamă, cum ar fi procedurile contabile și financiare, tehnologia informației (IT), resursele umane (HR), precum și operațiunile de achiziții și de servicii pentru clienți. De obicei, acestea sunt centre înființate de marile corporații pentru a asista întreprinderile dintr-un anumit grup care operează în mai multe națiuni. În general, serviciile furnizate de centre întreprinderilor externe acoperă doar o parte a procesului (de exemplu, în contabilitate, acestea nu includ calculul impozitelor sau se referă doar la serviciile de plăți și datorii).
Apariția externalizării proceselor de afaceri
Cealaltă evoluție semnificativă este apariția Business Process Outsourcing (BPO). Aceste centre execută în numele unui client extern sarcini de afaceri care, în mod normal, sunt realizate cu ajutorul resurselor interne. Aceste proceduri sunt strategice pentru companie, în ciuda faptului că nu se încadrează în competențele sale de bază sau nu reprezintă obiectul principal al activității sale comerciale (Levernes, 2010). Externalizarea este o strategie de reducere a costurilor. Sporim eficiența utilajelor și a lucrătorilor prin contractarea unor servicii cu o companie externă (sau cu o unitate internă distinctă). Ca urmare, reducem cheltuielile fixe, ceea ce duce la economii de resurse, ceea ce ne permite să obținem un avantaj competitiv față de alte întreprinderi. În plus, economiile de scară sunt esențiale atunci când se stabilesc centre enorme de perfecționare. În plus, externalizarea elimină riscul asociat cu angajarea și formarea de personal nou. Prin delegarea anumitor operațiuni către specialiști, organizația asigură calitatea înaltă a acestor sarcini. În plus, o astfel de soluție permite afacerii să dezvolte noi produse și servicii, să își sporească flexibilitatea, să preia comenzi suplimentare și să îmbunătățească calitatea producției sau a serviciilor sale, toate acestea ducând la îmbunătățirea relațiilor cu clienții.
Externalizarea implică și unele pericole. Dacă o organizație externalizează prea multe procese, riscă să devină excesiv de dependentă de astfel de soluții. În plus, există riscul de a pierde controlul asupra calității ridicate a articolelor fabricate sau a serviciilor oferite, ceea ce ar putea duce la pierderi din cauza lipsei de fiabilitate a cooperativei. În cazul în care externalizarea unor proceduri duce la concedieri de personal, vor apărea relații sociale proaste. În plus, întreprinderea trebuie să ia în considerare posibilitatea unei estompări a imaginii sale în ochii clientelei sale. O altă preocupare este aceea că dezvoltarea externalizării va duce la o creștere a remunerațiilor în țările gazdă ale centrelor de servicii, nivelând astfel diferențele de cost al forței de muncă. Acest lucru nu a fost însă stabilit. Potrivit raportului, nivelul salariilor din țările din Europa Centrală cu centre de externalizare le va egala pe cele din Europa de Vest în 5-6 ani și pe cele din țările asiatice în 18-25 de ani.
Istoria externalizării în Polonia
Externalizarea a început în Polonia în anii 1990. În prezent, externalizarea este privită ca o componentă necesară a unei strategii de dezvoltare pe termen lung și ca un mod tipic de operare pentru un număr mare de întreprinderi poloneze. În prezent, sectorul BPO are aproximativ 40.000 de angajați, dar, potrivit Agenției poloneze pentru informații și investiții străine, această cifră ar putea ajunge la 70.000 de persoane până la sfârșitul anului 2010. Deși țara noastră se află încă la început în această industrie, ea este considerată în mod frecvent mai atractivă decât mai multe centre de externalizare mai bine stabilite. Printre avantajele noastre se numără proximitatea față de piețele vest-europene la nivel geografic și cultural, precum și o poziție favorabilă în cadrul sistemului internațional de canale de comunicare. Amplasarea Poloniei între Statele Unite și regiunea Asia-Pacific completează conceptul unui lanț global de servicii de externalizare a proceselor de afaceri. În plus, țara noastră se poate mândri cu forța sa de muncă înalt calificată. Instituțiile poloneze absolvă peste 400.000 de studenți în fiecare an. Marea majoritate a angajaților (92%) dețin o diplomă de licență sau mai mult, iar vârsta medie a acestora este de 28 de ani (Agenția de presă poloneză, 2009). Un alt punct forte al țării noastre este apartenența noastră la Uniunea Europeană și creșterea constantă a investițiilor străine directe. În plus, Polonia are cheltuieli relativ scăzute cu forța de muncă și o rată scăzută de rotație a angajaților (sub 15 la sută ). În plus, întreprinderile europene doresc centre de servicii care să poată comunica cu clienții într-o varietate de limbi europene. Astfel de servicii nu pot fi furnizate de India sau de alte țări cu costuri reduse ale forței de muncă. În 2005, Polonia a adăugat un alt argument pentru astfel de investiții prin modificarea reglementărilor existente pentru a permite corporațiilor să construiască centre de offshoring în douăsprezece zone economice speciale (Pijaczyski, 2006). În 2007, Institutul de externalizare a fost înființat în țara noastră ca filială a Harvard Business Review Polonia. Această instituție s-a transformat într-un forum de primă mărime pentru schimbul de cunoștințe și expertiză privind externalizarea. În 2009, Outsourcing Institute a format Outsourcing Institute Foundation, care este alcătuită din cei mai importanți furnizori de servicii de externalizare din industrie. Scopul acestui grup de companii (ADP, ArchiDoc, Baker&McKenzie, Deloitte, Target BPO, Web Inn și Xerox) și al experților care lucrează pentru acestea este de a promova externalizarea ca fiind cea mai eficientă strategie pentru creșterea eficienței și profitabilității, precum și de a desfășura operațiuni educaționale și de expertiză. Operațiunile fundației au ca scop fuzionarea organizațiilor și a specialiștilor cu expertiză de neegalat în domeniul externalizării și contribuția la crearea de noi inițiative pentru schimbul de cunoștințe și tehnici utilizate de întreprinderile poloneze și mondiale (Outsourcing Institute, 2010). Toate aceste activități contribuie la creșterea continuă a Poloniei ca piață de servicii, în pofida crizei mondiale. Se estimează că în 2009 au fost create aproximativ 10 000 de locuri de muncă în acest sector.
Externalizarea în Polonia și o poveste despre trei orașe
Regiunea celor trei orașe, care include Gdask, Sopot și Gdynia, exemplifică modul în care serviciile pentru întreprinderi s-au extins în Polonia. Amazon și Thomson Reuters și-au mutat o parte din operațiuni în această regiune în ultimii ani. Nu întâmplător, noile lor birouri sunt amplasate chiar lângă clădirea principală a Universității din Gdask.
Între 2016 și 2021, regiunea Tri-City a înregistrat cea mai mare creștere procentuală a numărului de locuri de muncă, cu 88,4%, adică 14.100 de lucrători. Potrivit Asociației liderilor de servicii pentru întreprinderi, o dezvoltare rapidă a fost observată și în Varșovia (85,6 la sută) și Pozna (72,0 la sută) (ABSL). Orașe mai mici, precum Rzeszów, atrag și ele interesul pentru investiții.
Polonia atrage întreprinderile multinaționale datorită poziției sale central-europene, proximității culturale față de firmele care externalizează munca și față de clientela acestora, precum și datorită forței de muncă care vorbește fluent limbile străine. Deși Polonia nu poate concura la costurile forței de muncă cu centrele globale de externalizare, cum ar fi India, lucrătorii săi câștigă aproximativ o treime din salariul mediu orar din zona euro.
Sucursala din Cracovia a firmei americane Alight Solutions, specializată în externalizarea resurselor umane, este un exemplu de companie care a ajutat firmele occidentale să transfere servicii complete în Polonia, mai degrabă decât simple părți ale acestora.
Maria Trybus, o fostă angajată, își amintește de cerințele stricte ale postului: multilingvism, pregătire considerabilă și evaluare periodică. În timp ce forța de muncă internă din Polonia putea oferi aceste cerințe, multe întreprinderi erau îngrijorate de faptul că consumatorii lor din Europa de Vest doreau să aibă posibilitatea de a vizita un birou real.
“Mulți [clienți] din Londra și Paris doreau să vorbească personal cu un reprezentant de resurse umane și au fost surprinși de faptul că reprezentanții de resurse umane nu erau disponibili la birourile lor”, explică Trybus. Cu toate acestea, ca urmare a pandemiei, oamenii s-au obișnuit cu serviciile la distanță.
O pandemie generează investiții suplimentare
Pe măsură ce pandemia a perturbat numeroase proceduri de afaceri, a impulsionat apariția Poloniei ca unul dintre principalele centre de externalizare din Europa.
Pentru început, țara și-a stabilit un istoric de stabilitate economică. Potrivit cifrelor preliminare ale Statisticii Poloneze (GUS), PIB-ul Poloniei a crescut cu 10,9% de la an la an în al doilea trimestru al anului 2021, cel mai mare câștig individual de când au început înregistrările comparabile în 1995.
Spre deosebire de India, un alt centru de externalizare unde blocajele de anul trecut au provocat confuzie și panică, Polonia s-a adaptat rapid la noul climat. Întreprinderile și-au accelerat tranziția către angajarea la distanță și transformarea digitală. Treburile simple au fost înlocuite de soluții digitale, iar Polonia este pregătită să furnizeze talentele de nivel superior necesare pentru servicii mai avansate și mai complicate.
Potrivit firmei de consultanță JLL, întreprinderile ar “căuta să crească reziliența operațiunilor lor” prin “relocalizarea activităților externalizate mai aproape de casă” “Se preconizează că Polonia va beneficia în mod semnificativ de această tendință”, potrivit lui Rafa Szajewski, director de localizare a afacerilor la JLL. Firma anticipează un vârf al fluxurilor de intrare între 2022 și 2023, urmat de “o creștere continuă în următorii cinci ani”
Potrivit unui studiu realizat de Antal, o firmă de resurse umane, în colaborare cu Vastint și Cushman & Wakefield, până la 91% dintre companiile care activează pe piața poloneză plănuiesc investiții suplimentare în următorii ani.
ABSL estimează că Polonia are aproximativ 355.000 de persoane angajate în domeniul serviciilor de afaceri, ceea ce o face să fie cea mai mare locație de acest tip din Europa Centrală și de Est. Acesta anticipează că această cifră se va cvadrupla aproape în următorul deceniu.
Până atunci, însă, Polonia nu va mai fi un loc de afaceri competitiv din punct de vedere al costurilor, a declarat Pawe Luty de la ABSL pentru Notes from Poland. “Industria poloneză va continua să evolueze și să progreseze spre middle office și, pentru unele centre de top, spre front office”, a continuat el.
Există deja indicii în acest sens, deoarece un număr tot mai mare de întreprinderi se angajează în perfecționarea profesională a lucrătorilor lor locali. De exemplu, PwC a anunțat în septembrie că intenționează să creeze 5.000 de noi locuri de muncă în Polonia și să investească 100 de milioane de dolari în noi tehnologii, servicii și formare până în 2026.
Tranziția către locuri de muncă mai bine calificate
Polonia ar trebui să continue să crească valoarea serviciilor sale pentru a beneficia de pe urma rolului său de centru de externalizare. “Dacă întreprinderile continuă să externalizeze doar funcțiile de servicii de bază, acest lucru va fi în detrimentul țării noastre, deoarece există mai multe persoane bine educate care pot genera mai multă valoare decât aceste corporații”, susține Kubisiak de la PIE.
Polonia dispune în prezent de o varietate de metode de externalizare, de la cele mai elementare la cele mai avansate, cum ar fi cercetarea și dezvoltarea de produse IT. “Dacă ne îndreptăm spre un model de externalizare mai sofisticat, acest lucru va fi benefic pentru economia noastră”, susține Kubisiak.
Potrivit ABSL, Polonia a evoluat de la un site low-cost la destinația cu cele mai bune prețuri, cu o forță de muncă foarte calificată, în special în domeniul tehnologiei informației. Întreprinderile tehnologice multinaționale și-au stabilit deja o prezență în sectorul polonez al tehnologiei informației. Potrivit unei noi cercetări realizate de Ideamotive, aproape două treimi din expertiza IT din țară lucrează pentru organizații străine.
În plus, serviciile IT reprezintă o treime din totalul exporturilor poloneze în Statele Unite, iar economiile de costuri sunt doar unul dintre motive. Externalizarea permite accesul la capacități avansate care nu sunt disponibile la fața locului. Totuși, acest lucru a dus la o lipsă de specialiști pentru piața internă poloneză, deoarece mulți preferă să lucreze pentru o firmă străină care oferă un salariu mai mare.
Finanțele reprezintă un alt sector de creștere, cu posturi în contabilitate, cunoașterea clientului (KYC) și combaterea spălării banilor. Recent, Polonia a atras atenția întreprinderilor din domeniul farmaceutic și al echipamentelor medicale, care văd o oportunitate de a achiziționa personal cu experiență ridicată în sectorul studiilor clinice, precum și servicii asociate, cum ar fi cele de reglementare, conformitate și administrare.
Bayer, de exemplu, a înființat un hub digital în Varșovia, unde intenționează să angajeze până la 400 de profesioniști în domeniul tehnologiei informației până la sfârșitul anului 2022. Hub-ul are sarcina de a genera soluții digitale revoluționare pentru diviziile Crop Science, Pharmaceuticals și Consumer Health ale Bayer.
Cum să valorificați oportunitatea
Cu toate acestea, în viitor, populația în scădere și îmbătrânită a Poloniei ar putea deveni o sursă de dispută pentru recrutorii însărcinați cu sarcina de a atrage talente, încercând în același timp să păstreze profesioniștii de top în țară și să atragă experții străini să vină.
“Capitalul uman este un factor critic în ceea ce privește motivul pentru care aceste corporații investesc în Polonia. Cu toate acestea, devine o problemă semnificativă pe termen lung dacă situația demografică se deteriorează”, potrivit lui Kubisiak de la PIE.
El subliniază, de asemenea, importanța inovării, menționând că Polonia investește în cercetare și dezvoltare la o rată care se numără printre cele mai scăzute din Uniunea Europeană. Potrivit Eurostat, a cheltuit echivalentul a 1,32% din PIB pentru cercetare și dezvoltare în 2019, în timp ce Germania a cheltuit 3,17%. Fără investiții în inovare, noile produse și servicii cu o valoare adăugată mai mare vor deveni rare.
ABSL adaugă că sistemul educațional din Polonia, nu doar la nivel universitar, ci și în licee, trebuie îmbunătățit pentru a pune un accent mai mare pe soluții digitale, rezolvarea problemelor, inteligența emoțională și abilitățile manageriale. “Este esențial să dezvoltăm capacitatea de inovare a oamenilor, care ar trebui să înceapă în școli”, a declarat Luty pentru Notes from Poland.
În cele din urmă, birourile cu sediul în Polonia trebuie să fie proactive în relațiile cu întreprinderile-mamă. ABSL îi avertizează pe manageri să nu se simtă prea confortabil în al doilea nivel: “În unele centre poate fi detectată o tendință îngrijorătoare, și anume lipsa unei abordări inovatoare și concentrarea asupra Poloniei ca destinație low-cost.”
Polonia a profitat de oportunitatea de a se dezvolta și de a prospera ca opțiune de externalizare datorită economiei sale stabile și costului scăzut al vieții. Cu toate acestea, țara trebuie să devină acum mai atractivă pentru profesioniștii de top, care au acum mai multă libertate de a alege unde să lucreze, ca urmare a creșterii numărului de locuri de muncă la distanță. În plus, trebuie să convingă corporațiile globale de capacitatea sa de a-și asuma roluri mai mari.
Bibliografie
Note din Polonia. “As the Pandemic Boosts Its Thriving Outsourcing Sector, Poland Looks to Offer Higher-Value Services”, 7 octombrie 2021. https://notesfrompoland.com/2021/10/07/as-the-pandemic-boosts-its-thriving-outsourcing-sector-poland-looks-to-offer-higher-value-services/.
Kornet, Katarzyna. ‘THE ATTRACTIVENESS OF POLISH CITIES FOR ATTRACTING OUTSOURCING AND THE ANALYSIS OF BENEFITS FOR THE REGION’ 7 (2011): 14.
‘Why Poland Is One of the Best Places to Outsource Developers?’ (De ce este Polonia unul dintre cele mai bune locuri pentru externalizarea dezvoltatorilor?) Accesat la 19 decembrie 2021. https://www.merixstudio.com/blog/why-poland-best-place-outsource-developers/.
SCAND. ‘Why Poland Is the Best IT Outsourcing Location?’ (De ce Polonia este cea mai bună locație pentru externalizarea IT?) Accesat la 19 decembrie 2021. https://scand.com/company/blog/reasons-why-you-should-consider-outsourcing-to-poland/.
Pentalog. ‘Why Poland Is the Best IT Outsourcing Location in 2021?’ (De ce Polonia este cea mai bună locație de externalizare IT în 2021?) Accesat la 19 decembrie 2021. https://www.pentalog.com/blog/it-outsourcing/outsourcing-it-to-poland.
